Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang Baik dan Benar

Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang Baik dan Benar

Pada kesempatan kali ini saya akan menulis artikel tentang Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang baik dan benar sesuai dengan aturan yang berlaku. Artikel kali ini juga dilengkapi dengan Peralatan Pendukung dalam Penyimpanan Bukti Transaksi. Bukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanan bukti transaksi harus tertib agar mudah dalam mencari apabila dibutuhkan dan agar bukti transaksi tidak mudah rusak. 
Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang Baik dan Benar
Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang Baik dan Benar

A.  Sistem Penyimpanan Bukti Transaksi
Teknik penyimpanan bukti transaksi yang baik dan benar dapat dilakukan dengan cara berikut, antara lain :


  1. Sistem tanggal (chronological system) merupakan salah satu sistem penyimpanan bukti transaksi dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu.
  2. Sistem abjad (alphabetic system) merupakan salah satu sistem penyimpanan bukti transaksi dan penemuan kembali berdasarkan abjad
  3. Sistem wilayah (geographic system) merupakan salah satu sistem penyimpanan bukti transaksi dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah. Dalam sistem ini, wilayah atau daerah menjadi pedoman penyimpanan dan penemuan arsip.
  4. Sistem nomor (numeric system) merupakan salah satu sistem penyimpanan bukti transaksi dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka. Dalam sistem ini, nomor atau angka menjadi pedoman penyimpanan dan penemuan arsip.

B. Cara Penyimpanan Bukti Transaksi
Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik dan benar dapat dilakukan dengan memperhatikan cara berikut, antara lain :

  1. Langkah pertama kelompokkan jenis bukti transaksi terlebih dahulu.
  2. Kedua urutkan tanggal transaksi dengan teliti. Mulailah dari tanggal yang termuda atau nomor dikeluarkannya bukti transaksi.
  3. Pisahkan berdasarkan nama, pabila transaksi sering kali terjadi dalam satu periode,
  4. Simpan bukti-bukti transaksi tersebut ke dalam map
  5. Tulis judul pada halaman sampul untuk memudahkan dalam mencarinya.
  6. Simpan map tersebut dalam lemari arsip (filling cabinet)atau rak penyortir
  7. Pindahkan bukti transaksi yang sudah tidak digunakan lagi dapat ke dalam gudang arsip atau secara berangsur-angsur dimusnahkan.

C.  Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi
Dibawah ini merupakan beberapa peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi :

  1. Stapler (hecht machine stapler). Stapler tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler. Penjepret kertas berfungsi untuk menjepret kertas. Sedangkan pembuka isi stapler berfungsi untuk membuka isi stapler supaya kertas tidak mudak rusak atau sobek.
  2. Mesin Penjilid. Mesin penjilid ini berfungsi untuk menjilid dokumen. Mesin penjilid ini menggunakan sampul plastic dan awat spiral.
  3. Rak penyortir. Rak penyortir yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing
  4. Mesin penghancur dokumen (shredden)
  5. Mesin penghancur dokumen berfungsi untuk menghancurkan dokumen yang sudah tidak diperlukan kembali.
  6. Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine)
  7. Mesin pemotong kertas berfungsi untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan sebelumnya.
  8. Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)
  9. Pelubang kertas berfungsi untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter.
  10. Lemari arsip (filling cabinet)
  11. Lemari arsip merupakan tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya. Lemari arsip ini terbuat dari aluminium, kayu, atau baja tahan api.

Sekian Artikel mengenai Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang Baik dan Benar. semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi sobat baik untuk menambah ilmu, mengerjakan tugas, maupun untuk sekedar menambah pengetahuan. Akhir kata, Terimakasih atas kunjungannya.

Subscribe to receive free email updates:

2 Responses to "Cara Menyimpan Bukti Transaksi yang Baik dan Benar"

  1. Terimakasih sangat membantu... oh ya mau nanya. kalau mengelompokkan jenis transaksi baiknya mengacu pada COA atau apa ya?

    ReplyDelete
  2. Untuk mengelompokkan transaksi, mencatat ke jurnal, membuat laporan keuangan Ada beberapa orang yang menggunakan COA (Chart Of Account). Karena didalamnya terdapat unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan nama akun(account name).
    Semoga jawaaban saya membantu anda, Terimakasih

    -Salam TahuAkuntansi.blogspot.com

    ReplyDelete